Préparer son audit Qualiopi : checklist complète

1. Avant l’audit : la préparation (J-90 à J-30)

Organisation générale

• Choisir votre organisme certificateur accrédité Cofrac
• Planifier la date d’audit (prévoir 3 mois d’avance)
• Désigner un référent qualité interne
• Informer toute l’équipe de la démarche
• Réaliser un auto-diagnostic complet sur les 32 indicateurs

Documentation à vérifier

• Manuel qualité à jour avec politique qualité
• Cartographie des processus
• Tous les programmes de formation formalisés
• Conventions et contrats types conformes
• Règlement intérieur actualisé
• Livret d’accueil des stagiaires
• Fiches de poste des formateurs avec CV

2. Les indicateurs clés à ne pas négliger

Indicateurs souvent problématiques

• Indicateur 1 : Diffusion d’informations sur les prestations – Vérifiez que votre site web est à jour avec taux de satisfaction et résultats.
• Indicateur 11 : Évaluation de l’atteinte des objectifs – Mettez en place des évaluations formalisées à chaud et à froid.
• Indicateur 22 : Entretien de développement professionnel – Documentez les plans de formation de vos formateurs.
• Indicateur 26 : Veille légale et réglementaire – Tenez un registre de veille daté et régulier.
• Indicateur 30 : Réclamations – Mettez en place un registre même si vous n’avez pas de réclamations.

3. Le jour de l’audit

Préparation logistique

• Prévoir une salle calme et équipée
• Préparer tous les documents classés et accessibles
• S’assurer que les formateurs concernés sont disponibles
• Prévoir un accès à vos outils numériques (LMS, CRM, etc.)

Pendant l’audit

• Restez calme et répondez précisément aux questions
• Montrez des preuves concrètes : documents, captures d’écran, témoignages
• N’inventez rien : si un processus n’existe pas, dites-le
• Prenez des notes sur les remarques de l’auditeur

4. Après l’audit

• Analysez le rapport d’audit dès réception
• Traitez les non-conformités mineures dans les délais impartis
• Mettez en place les actions correctives demandées
• Préparez déjà l’audit de surveillance (à 18 mois)

5. Audit de surveillance vs audit initial

L’audit de surveillance (18 mois après la certification) vérifie la continuité de votre démarche qualité. Il est plus court mais tout aussi important. L’auditeur se concentre sur :

• Le traitement des non-conformités précédentes
• L’évolution de vos indicateurs de résultats
• La mise à jour de vos documents
• Les améliorations apportées depuis l’audit initial