Audit Qualiopi pour les nouveaux entrants : procédure et exigences

1. Comprendre la procédure d'audit Qualiopi pour les nouveaux entrants

L'audit Qualiopi est l'évaluation externe obligatoire qui permet à un prestataire d'actions concourant au développement des compétences (PAC) d'obtenir la certification qualité instaurée par la loi du 5 septembre 2018 « Avenir professionnel » et précisée par le décret n°2019-565 du 6 juin 2019. Depuis le 1^er janvier 2022, cette certification conditionne l'accès aux fonds publics et mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, Régions, État, Agefiph).

Pour un organisme de formation récemment créé — dénommé « nouvel entrant » au sens du Guide de lecture du Référentiel National Qualité publié par le ministère du Travail — la procédure d'audit obéit à un cadre spécifique. Est considéré comme nouvel entrant tout prestataire dont le numéro de déclaration d'activité (NDA) a été délivré depuis moins de deux ans et qui ne dispose donc pas du recul nécessaire pour produire des preuves complètes sur l'ensemble du cycle de formation.

La procédure se déroule en trois grandes étapes :

• Audit initial : réalisé par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, dans un délai de 3 mois maximum après la déclaration d'activité pour bénéficier des financements publics ;
• Audit de surveillance : conduit entre le 14^e et le 22^e mois suivant l'audit initial ;
• Audit de renouvellement : effectué avant l'échéance du cycle de 3 ans pour reconduire la certification.

L'objectif central de cet audit est de vérifier la conformité du fonctionnement de l'organisme aux 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ), annexé au décret 2019-565. L'auditeur examine les processus, interroge les équipes, contrôle les preuves documentaires et procède à des entretiens avec les bénéficiaires lorsque c'est possible. Pour aller plus loin sur le cadre général, vous pouvez consulter notre article En savoir plus sur la certification Qualiopi.

2. Préparation à l'audit Qualiopi

La préparation d'un audit initial mobilise généralement entre 4 et 12 semaines selon la taille de la structure et la maturité documentaire du nouvel entrant. Trois chantiers s'enchaînent : la collecte des preuves, l'identification des intervenants à mobiliser le jour J, et la mise en cohérence des informations transmises.

Collecte des documents. Le RNQ exige des éléments probants pour chaque indicateur applicable. Pour un nouvel entrant, l'auditeur attend a minima : statuts de l'organisme, déclaration d'activité (bordereau Cerfa transmis à la DREETS), CGV, livret d'accueil ou règlement intérieur stagiaire, procédures internes, modèles de conventions et contrats de formation, programmes pédagogiques détaillés, supports d'évaluation, CV et qualifications des formateurs, plan de développement des compétences interne, registres de réclamation et d'incident.

Identification des personnes impliquées. Le RNQ couvrant tous les processus (commercial, pédagogique, administratif, qualité), l'auditeur souhaite interagir avec les acteurs clés : dirigeant, responsable pédagogique, référent handicap, référent qualité, formateurs internes et externes. Pour les structures unipersonnelles, le dirigeant assume seul ces rôles et doit pouvoir le démontrer.

Préparation des informations. Au-delà des documents, l'auditeur teste la connaissance des dispositifs (CPF, VAE, alternance le cas échéant), la veille réglementaire et l'analyse des besoins du marché. Une cartographie des indicateurs applicables, croisée avec les preuves disponibles, permet d'éviter les angles morts. La majorité des non-conformités constatées en audit initial portent, selon les retours publiés par les certificateurs, sur les indicateurs 4, 5, 8, 21 et 26 — soit l'analyse des besoins, le positionnement d'entrée, l'adaptation aux publics et la prise en compte des appréciations.

3. Exigences spécifiques pour les nouveaux entrants

Le statut de nouvel entrant ne dispense d'aucun indicateur, mais il modifie la nature des preuves recevables. Le ministère du Travail précise dans son guide de lecture que, pour un prestataire qui n'a pas encore réalisé de cycle complet de formation, l'auditeur peut accepter des éléments déclaratifs et prospectifs, c'est-à-dire des procédures écrites, des modèles de documents et des engagements formalisés, à défaut de réalisations passées.

Exigences en matière de processus de formation. Même sans historique de sessions, le nouvel entrant doit présenter des programmes pédagogiques complets (objectifs, prérequis, durée, modalités, évaluation), une procédure d'analyse du besoin, un mode de positionnement, et un dispositif d'évaluation à chaud comme à froid. L'absence de stagiaires au moment de l'audit n'exempte pas de démontrer la capacité à les accueillir.

Exigences en matière de ressources. L'organisme doit justifier de moyens humains, techniques et pédagogiques cohérents avec son offre : locaux ou conventions de mise à disposition, équipements adaptés à la modalité (présentiel, distanciel, AFEST), CV des formateurs pressentis avec preuves de qualification ou d'expérience professionnelle (indicateur 21). Le référent handicap doit être nommément désigné (indicateur 26), même dans une structure d'une seule personne.

Exigences en matière de qualité et d'amélioration continue. Le nouvel entrant doit pouvoir présenter un dispositif d'amélioration continue : modalités de recueil des appréciations, gestion des réclamations, traitement des aléas. Si aucun retour n'a encore été collecté, la procédure et les outils doivent être prêts à fonctionner dès la première session. L'auditeur appréciera la sincérité du dispositif et sa capacité à produire des effets concrets.

À retenir : pour un nouvel entrant, l'audit initial est davantage un audit de conformité de système qu'un audit de résultats. La rigueur documentaire et la cohérence des processus priment.

4. Référentiel National Qualité (RNQ) et ses 32 indicateurs

Le Référentiel National Qualité, annexé au décret 2019-565 et publié au Journal officiel, constitue la grille unique d'évaluation pour les quatre catégories de prestataires : actions de formation (AF), bilans de compétences (BC), validation des acquis de l'expérience (VAE) et apprentissage (CFA). Il s'articule autour de 7 critères qualité regroupant 32 indicateurs au total.

Les 7 critères sont :

1. Information du public sur les prestations ;
2. Identification précise des objectifs et adaptation aux publics bénéficiaires ;
3. Adaptation des modalités d'accueil, d'accompagnement, de suivi et d'évaluation ;
4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement ;
5. Qualification et développement des connaissances des personnels ;
6. Inscription du prestataire dans son environnement professionnel ;
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations.

Le nombre d'indicateurs applicables varie selon la nature du prestataire et les dispositifs proposés : 22 indicateurs communs à tous, auxquels s'ajoutent des indicateurs spécifiques AF, BC, VAE, CFA, apprentissage, ou financement public. Un organisme uniquement AF en présentiel sans financement CPF n'aura par exemple pas à traiter l'indicateur 23 relatif aux CFA.

Le RNQ distingue les non-conformités mineures (écart isolé sans impact systémique) et majeures (manquement structurel ou absence totale de preuve sur un indicateur). Une seule non-conformité majeure suffit à bloquer la certification tant qu'elle n'est pas levée. Pour une lecture détaillée du référentiel, consultez Découvrez le Référentiel National Qualité (RNQ).

5. Rôle du COFRAC dans la certification Qualiopi

Le Comité français d'accréditation (COFRAC) est l'unique instance nationale d'accréditation reconnue par l'État français (décret n°2008-1401). Dans le dispositif Qualiopi, le COFRAC n'audite pas directement les organismes de formation : il accrédite les organismes certificateurs qui réalisent les audits sur le terrain, selon la norme ISO/IEC 17065 relative aux organismes procédant à la certification de produits, processus et services.

La liste des organismes certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi est publiée et mise à jour par France Compétences. À la date de cet article, plusieurs dizaines de certificateurs sont accrédités, parmi lesquels figurent des acteurs reconnus du marché de la certification. Le nouvel entrant choisit librement son certificateur sous réserve qu'il soit bien accrédité par le COFRAC pour le périmètre Qualiopi.

Le COFRAC supervise la qualité du dispositif en réalisant des audits réguliers chez les certificateurs : revue des dossiers, observation d'audits en situation réelle, contrôle des qualifications des auditeurs. Cette supervision garantit l'homogénéité des décisions de certification sur l'ensemble du territoire et la robustesse du dispositif face à d'éventuels écarts d'interprétation.

Pour un nouvel entrant, deux conséquences pratiques :

• Le choix du certificateur n'influence pas le périmètre d'audit, qui reste identique (RNQ + guide de lecture officiel) ;
• Les tarifs et délais varient en revanche d'un certificateur à l'autre — il est recommandé de demander plusieurs devis et de vérifier la couverture du périmètre d'accréditation, notamment pour les CFA et la VAE.

6. Maintenance de la certification Qualiopi

Obtenir la certification ne suffit pas : elle se maintient sur un cycle de 3 ans rythmé par un audit de surveillance et un audit de renouvellement. Selon les données publiques publiées par France Compétences et INFFO Formation, une part non négligeable des organismes se voit notifier au moins une non-conformité lors de la surveillance, le plus souvent sur les indicateurs liés à la veille, à l'amélioration continue et au handicap.

Audit de surveillance. Réalisé entre le 14^e et le 22^e mois après l'audit initial, il porte sur un périmètre allégé mais inclut nécessairement les indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités à l'initial, le traitement des réclamations, la veille réglementaire et l'évolution de l'activité. Le nouvel entrant aura alors typiquement réalisé ses premières sessions et devra produire des preuves réelles, plus uniquement déclaratives.

Amélioration continue. Le RNQ exige (indicateurs 30 à 32) un dispositif structuré de recueil et de prise en compte des appréciations des bénéficiaires, financeurs et formateurs. Concrètement, cela implique : un outil de collecte systématique, une analyse périodique, un plan d'actions et un suivi de mise en œuvre. L'auditeur cherche la boucle complète, pas seulement la collecte.

Évaluation régulière et veille. L'indicateur 24 impose une veille active sur le secteur de la formation, les évolutions des métiers visés et les innovations pédagogiques. Cette veille doit être tracée (sources consultées, fréquence, exploitations concrètes dans l'offre). En cas de changement substantiel (nouvelles modalités, nouveaux dispositifs financés, déménagement, changement de dirigeant), le certificateur doit être informé selon les règles de gestion qu'il a publiées.

Audit de renouvellement. Avant l'échéance des 3 ans, l'audit de renouvellement reprend l'intégralité des indicateurs applicables. Son anticipation conditionne la continuité d'accès aux financements publics : il est généralement conseillé de le planifier 2 à 3 mois avant l'échéance, afin de disposer du délai nécessaire au traitement d'éventuelles non-conformités.

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