Dans votre modèle
- Intitulé de la formation
- XXX
- Domaine professionnel
- XXX
- Durée totale
- XXX heures
- Modalité de formation
- Présentiel / À distance / Mixte (à préciser)
- Niveau requis à l’entrée
- XXX
- Certification visée
- XXX
Vos documents sont déjà rédigés. Voici comment les utiliser.
Commencez simplement avec le livret d’accueil : ouvrez le modèle, suivez l’exemple et personnalisez une première rubrique. Le guide vous indique ensuite comment continuer.
Vos cinq modèles sont gratuits et restent utilisables sans commande du pack.
Votre premier document en trois gestes
- Ouvrez le livret d’accueil. Téléchargez le fichier Word et enregistrez une copie pour votre organisme. Ouvrez-le dans Word ou LibreOffice, puis cherchez la rubrique « Caractéristiques de votre formation ».
- Complétez vos informations. Suivez l’exemple ci-dessous, puis remplacez les valeurs par celles de votre formation. Vous voyez immédiatement cette première rubrique prendre forme.
- Vérifiez et continuez. Relisez les informations saisies, puis poursuivez avec les autres rubriques et la checklist de fin de document.
La même rubrique, avant et après
Exemple pédagogique pour l’organisme fictif « Atelier Formation ». Les rubriques viennent du livret gratuit ; les valeurs illustrent une formation fictive.
Après personnalisation
- Intitulé de la formation
- Prendre en main un tableur
- Domaine professionnel
- Bureautique
- Durée totale
- 7 heures
- Modalité de formation
- Présentiel
- Niveau requis à l’entrée
- Débutant
- Certification visée
- Aucune certification professionnelle visée
Votre prochaine étape
Complétez le reste du livret avec vos coordonnées, vos contacts et vos modalités réelles d’accueil. Adaptez aussi les paragraphes déjà rédigés : outils, horaires, méthodes et moyens doivent correspondre à votre activité.
Avant transmission, retirez les conseils internes de prise en main, les bandeaux « Référentiel », les encarts « Bon à savoir », la checklist « Contrôle avant audit » et la présentation du kit. Conservez une copie de travail avec ces aides et une version propre à remettre aux stagiaires.
L’exemple porte sur une première rubrique. La personnalisation du document complet se poursuit avec vos informations et votre fonctionnement.
À quoi servent vos cinq modèles ?
Utilisez la pièce qui correspond à votre situation. Ouvrez sa fiche pour savoir quand et comment la préparer.
Convention de formation professionnelle
Pour quoi : formaliser les conditions d’une formation avec une structure cliente. Quand : avant le démarrage de la prestation.
Qui complète : la personne qui organise ou administre la formation. Renseignez les parties, le programme, les dates, les modalités et les conditions financières correspondant à votre situation. Vérifiez aussi les clauses déjà rédigées.
Ensuite : préparez les annexes citées et transmettez la version adaptée à votre client pour validation et signature. Conservez les documents réellement convenus. Le modèle distingue la convention avec une structure du contrat destiné à un particulier.
Livret d’accueil stagiaire
Pour quoi : donner aux stagiaires les informations utiles à leur accueil et au déroulement de leur formation. Quand : lors de la préparation de leur accueil.
Qui complète : votre responsable administratif ou pédagogique. Commencez par la rubrique illustrée ci-dessus, puis renseignez les contacts, les modalités d’accès et votre fonctionnement.
Ensuite : transmettez la version propre aux stagiaires et conservez la version diffusée ainsi que la trace de communication.
Politique d’accueil des personnes en situation de handicap
Pour quoi : décrire comment votre organisme reçoit les demandes et organise les adaptations. Quand : lors de la préparation de votre fonctionnement d’accueil.
Qui complète : la personne responsable de cette organisation, avec votre référent handicap. Renseignez les contacts, les ressources mobilisables et les étapes réellement mises en place.
Ensuite : diffusez les informations utiles et documentez les adaptations réalisées lorsqu’une situation se présente, en protégeant les informations personnelles.
Contrat de sous-traitance
Pour quoi : formaliser une prestation que vous confiez à un autre intervenant. Quand : si vous avez recours à la sous-traitance, avant l’intervention.
Qui complète : le donneur d’ordre avec le sous-traitant. Précisez la mission, les moyens, les dates, la rémunération et les engagements adaptés à votre relation. Vérifiez le contexte de la prestation avant de retenir les clauses du modèle.
Ensuite : conservez le contrat validé, ses annexes et les éléments de suivi de la prestation. Ce modèle n’est pas à remplir systématiquement si vous ne sous-traitez pas.
Recueil et traitement des appréciations
Pour quoi : organiser la collecte des retours, leur analyse et les améliorations. Quand : en préparant le suivi de vos formations, puis lors de l’analyse des retours.
Qui complète : la personne chargée de la qualité ou du suivi pédagogique. Adaptez les interlocuteurs, les moyens de recueil et les actions à votre fonctionnement.
Ensuite : associez les retours reçus, les synthèses et les décisions réellement prises. Le tableau vous aide à organiser cette démarche.
Le pack vous guide tout au long de la préparation documentaire
Les gratuits vous montrent le geste. Le pack complet étend cette méthode aux documents de votre dossier : les textes sont déjà rédigés et les fichiers organisés pour vous faire avancer.
Je sais quoi ouvrir
La notice relie les documents aux points à préparer. Vous repérez la pièce utile à votre prochaine étape.
Je sais quoi renseigner
Les champs repérés dans les modèles Word et Excel vous guident. Vous complétez vos informations et adaptez le contenu à votre activité.
Je prépare mes explications
Le guide et les modèles servent de support pour organiser votre dossier et présenter vos méthodes à l’auditeur.
Je sais quoi vérifier
La checklist pré-audit vous aide à passer en revue le dossier et à repérer les éléments encore à préparer.
Express : le kit complet et ses ressources, avec les champs à compléter vous-même.
Personnalisé : le même kit, avec les informations du formulaire intégrées dans les documents concernés. Vous évitez les saisies répétées et gardez la possibilité de tout relire et adapter.
Le temps gagné vient des textes déjà rédigés, de l’organisation des fichiers et des repères pour avancer. Les adaptations métier et les justificatifs restent liés à votre activité ; la certification relève de l’audit.
Une rubrique vous bloque ?
Écrivez à l’équipe Qualiodocs en indiquant le nom du document et la rubrique concernée. Vous pouvez aussi répondre directement à l’e-mail de livraison.