Exemple de dossier Qualiopi pour une première certification

1. Comprendre les exigences de la certification Qualiopi

La certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1^er janvier 2022 pour tout prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui souhaite bénéficier de fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, Régions, État). Cette obligation découle de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel et de son décret d'application n° 2019-565.

Elle s'appuie sur un socle unique : le Référentiel National Qualité (RNQ), annexé au décret n° 2019-564. Ce référentiel est le même pour tous, quel que soit le type de prestataire, mais son application dépend des catégories d'actions exercées.

Le RNQ est organisé autour de 7 critères :

1. l'information du public sur les prestations ;
2. l'identification précise des objectifs et l'adaptation des prestations ;
3. l'adaptation aux publics bénéficiaires et l'accompagnement ;
4. l'adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement ;
5. la qualification et le développement des compétences des personnels ;
6. l'inscription dans son environnement professionnel ;
7. le recueil des appréciations et le traitement des réclamations.

Ces critères se déclinent en 32 indicateurs. Tous ne s'appliquent pas systématiquement : le nombre d'indicateurs audités varie selon la catégorie d'action — actions de formation (AF), bilans de compétences (BC), validation des acquis de l'expérience (VAE) et formations par apprentissage (CFA). Le Découvrez les 7 critères de la certification Qualiopi pour comprendre en détail leur logique. Le Guide de lecture publié par le ministère du Travail précise, pour chaque indicateur, le niveau attendu et les éléments de preuve possibles.

Plutôt que de créer chaque document vous-même, un pack de conformité Qualiopi couvre l’ensemble des indicateurs du référentiel.

2. Préparer le dossier Qualiopi

Contrairement à une idée répandue, le « dossier Qualiopi » n'est pas un formulaire à remplir puis à transmettre à une administration. C'est un ensemble de preuves que l'organisme présente à un auditeur lors de l'audit initial, réalisé par un organisme certificateur accrédité ou autorisé par le COFRAC. La préparation consiste donc à constituer, organiser et rendre traçables ces preuves.

La première étape est un autodiagnostic : passer en revue chaque indicateur applicable à votre activité et vérifier, indicateur par indicateur, quelle preuve vous pouvez présenter. Le Guide de lecture du RNQ sert de grille de référence pour cet exercice.

La deuxième étape consiste à rassembler les documents existants : programmes de formation, conventions, devis, CV des formateurs, supports pédagogiques, enquêtes de satisfaction, registre des réclamations. Beaucoup d'organismes disposent déjà d'une partie de ces éléments sans les avoir formalisés.

La troisième étape est l'organisation. Pour faciliter l'audit, il est recommandé de classer les preuves par indicateur, dans un tableau de correspondance qui associe chaque numéro d'indicateur à son ou ses justificatifs. Cette structuration réduit le temps d'audit et démontre la maîtrise de votre système qualité.

• Preuves conformes : datées, actualisées et reflétant votre pratique réelle.
• Traçabilité : pouvoir montrer non seulement une procédure, mais aussi son application effective (comptes rendus, dossiers de stagiaires).
• Cohérence : les documents ne doivent pas se contredire d'un indicateur à l'autre.

3. Contenu du dossier Qualiopi

Le contenu du dossier suit la structure des 7 critères. Chaque critère appelle des familles de preuves distinctes. Voici les grands ensembles documentaires généralement attendus, à adapter selon les indicateurs applicables à votre organisme.

Critère 1 — Information du public : supports de communication (site web, catalogue), fiches de prestations mentionnant prérequis, durée, objectifs, tarifs, modalités, délais d'accès et indicateurs de résultats. Pour les CFA, s'ajoutent les indicateurs de résultats spécifiques à l'apprentissage.

Nous détaillons cette étape dans « Les 32 indicateurs Qualiopi décryptés avec exemples de preuves ».

Critère 2 — Objectifs et prestations : programmes détaillés avec objectifs opérationnels et évaluables, procédures de positionnement à l'entrée, modalités d'évaluation des acquis.

Critère 3 — Adaptation et accompagnement : conventions et contrats, modalités d'accueil, procédures de suivi et d'accompagnement, gestion des abandons, information sur les débouchés.

Critère 4 — Moyens : descriptif des ressources pédagogiques et techniques, coordination des intervenants, mise à disposition des ressources aux bénéficiaires.

Critère 5 — Personnels : CV, diplômes et attestations de formation des formateurs, plan de développement des compétences de vos équipes.

Pour approfondir ce point, consultez notre guide « Constituer un dossier de conformité Qualiopi solide avec des preuves ».

Critère 6 — Environnement professionnel : veille légale et réglementaire, veille sur les évolutions métiers et compétences, veille sur les innovations pédagogiques, mobilisation des acteurs (entreprises, financeurs), gestion du handicap.

Critère 7 — Appréciations et réclamations : enquêtes de satisfaction, registre des réclamations, comptes rendus de traitement des difficultés et des actions d'amélioration continue. Pour approfondir le détail de chaque preuve attendue, consultez le En savoir plus sur les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ).

Sur le même sujet, lisez « Pièces justificatives du dossier NDA : checklist pour éviter les refus ».

4. Exemple de dossier Qualiopi

Prenons l'exemple simplifié d'un organisme qui exerce uniquement des actions de formation (AF). Voici comment son dossier peut être organisé sous forme de tableau de correspondance indicateur / preuve. Il s'agit d'une illustration : chaque organisme doit adapter le contenu à sa réalité.

Indicateur 1 (information du public) → captures d'écran du site, catalogue PDF daté.
Indicateur 2 (indicateurs de résultats) → tableau des taux de satisfaction et de réussite.
Indicateur 4 (positionnement à l'entrée) → questionnaire de positionnement rempli et daté.
Indicateur 8 (accompagnement) → procédure d'accueil et fiches de suivi de stagiaires.
Indicateur 11 (atteinte des objectifs) → évaluations des acquis, attestations de fin de formation.
Indicateur 17 (moyens pédagogiques) → supports de cours, descriptif des locaux ou de la plateforme.
Indicateur 21 (compétences des formateurs) → CV et attestations.
Indicateur 23 (veille légale) → sources suivies et notes de veille datées.
Indicateur 30 (recueil des appréciations) → enquêtes de satisfaction et synthèse.
Indicateur 31 (réclamations) → registre des réclamations et actions correctives.

Cet exemple montre la logique de fond : pour chaque indicateur applicable, une preuve concrète, datée et représentative de la pratique réelle. Un organisme multi-activités (par exemple AF + BC + VAE) devra dupliquer cette logique pour les indicateurs spécifiques à chaque catégorie, certains indicateurs comportant des attendus renforcés selon l'action.

En complément, l’article « Les 7 critères Qualiopi expliqués : guide complet 2026 » apporte des exemples concrets.

L'adaptation aux besoins de l'organisme passe par une question simple, indicateur par indicateur : « Qu'est-ce qui, dans mon fonctionnement actuel, prouve que je réponds à cette exigence ? » Lorsque la réponse manque, c'est un point à construire avant l'audit.

5. Conseils pour réussir la certification Qualiopi

Réussir l'audit initial repose moins sur le volume de documents que sur leur cohérence avec la pratique. Voici les points d'attention les plus fréquents.

• Partir du Guide de lecture officiel : il indique, pour chaque indicateur, le niveau attendu et les preuves acceptables. C'est la référence de l'auditeur.
• Privilégier les preuves d'application : une procédure sans trace de son exécution est insuffisante. Montrez des cas réels (dossiers stagiaires, comptes rendus).
• Dater et actualiser : des documents non datés ou obsolètes sont une cause classique de non-conformité.
• Tenir le registre des réclamations et le suivi de l'amélioration continue : ces éléments sont souvent négligés alors qu'ils relèvent du critère 7.
• Formaliser la veille : légale, métiers et pédagogique, avec des sources identifiées et des traces datées.

Les erreurs courantes à éviter : confondre indicateurs applicables et non applicables à son activité, créer des documents « pour l'audit » déconnectés du fonctionnement réel, oublier la gestion de l'accessibilité aux personnes en situation de handicap, ou négliger la traçabilité des actions correctives.

Enfin, gardez à l'esprit le calendrier : après l'audit initial vient un audit de surveillance, puis un audit de renouvellement. Le dossier n'est donc pas figé — il doit vivre et s'enrichir en continu. Le recours à un consultant ou à un kit documentaire structuré peut faire gagner du temps, mais la responsabilité de la conformité reste celle de l'organisme.

6. Foire aux questions sur la certification Qualiopi