La sous-traitance dans Qualiopi : comprendre les exigences

1. Comprendre la sous-traitance dans Qualiopi

La sous-traitance désigne le fait, pour un organisme de formation (OF), de confier tout ou partie de la réalisation d'une prestation à un tiers : formateur indépendant, autre organisme, cabinet de conseil, plateforme e-learning. Dans ce schéma, l'OF certifié reste le donneur d'ordre : il contractualise avec le financeur ou le bénéficiaire, tandis que le sous-traitant exécute la prestation pour son compte.

Il faut distinguer plusieurs configurations que le cadre Qualiopi ne traite pas de la même façon :

• La sous-traitance de production pédagogique : un formateur externe anime une session pour le compte de l'OF certifié.
• La co-traitance : deux organismes interviennent conjointement sur une action, chacun conservant sa part de responsabilité contractuelle.
• Le portage salarial, expressément visé par le référentiel au même titre que la sous-traitance.

Pour le lectorat des actions de formation (AF), bilans de compétences (BC), VAE et CFA, l'enjeu est identique : recourir à un tiers ne dispense pas l'organisme de garantir la qualité de la prestation. C'est ce principe de responsabilité qui structure l'ensemble des exigences Qualiopi en matière de sous-traitance, et qui se matérialise à travers un indicateur dédié du référentiel. En savoir plus sur la certification Qualiopi pour les organismes de formation.

2. Exigences pour les sous-traitants

La certification Qualiopi est obligatoire, depuis le 1^er janvier 2022, pour les prestataires souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, Pôle emploi devenu France Travail, État, régions), en application de l'article L.6316-1 du code du travail et du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.

Point essentiel, souvent mal compris : cette obligation s'apprécie au regard de qui perçoit le financement. Lorsqu'un sous-traitant est payé par l'OF donneur d'ordre — et non directement par le financeur — il n'est, en principe, pas tenu d'être lui-même certifié Qualiopi. C'est l'organisme donneur d'ordre, titulaire de la certification, qui reste dans le champ de l'obligation.

En revanche, le sous-traitant reste soumis aux obligations réglementaires de droit commun applicables à tout prestataire de formation :

• déclaration d'activité auprès de la DREETS et obtention d'un numéro de déclaration d'activité (NDA) lorsqu'il exerce une activité de formation ;
• respect des dispositions du code du travail relatives à la formation professionnelle ;
• capacité à fournir les preuves et livrables demandés par le donneur d'ordre pour alimenter son propre audit.

Autrement dit, l'absence d'obligation de certification ne signifie pas absence d'exigences : le sous-traitant doit pouvoir démontrer, pièces à l'appui, sa conformité aux critères que l'OF certifié est tenu de faire respecter.

3. La certification Qualiopi pour les sous-traitants

Un sous-traitant peut choisir de se faire certifier Qualiopi, même sans y être contraint. La procédure est identique à celle de tout organisme : audit initial par un certificateur accrédité par le COFRAC (ou autorisé par France Compétences), audit de surveillance à mi-parcours, puis audit de renouvellement au bout de trois ans.

Pour gagner du temps sur cette partie, un kit documentaire Qualiopi fournit l’ensemble des trames attendues par l’auditeur.

Avantages d'une certification volontaire pour le sous-traitant :

• possibilité de contractualiser directement avec des financeurs et de percevoir des fonds publics sans passer par un donneur d'ordre ;
• argument commercial : simplification du travail de contrôle pour les OF donneurs d'ordre, qui trouvent en face un partenaire déjà audité ;
• structuration interne des process qualité.

Inconvénients ou limites :

• coût de l'audit et du temps de préparation, non négligeable pour un formateur indépendant ou une petite structure ;
• charge documentaire à maintenir dans la durée (preuves, veille, traitement des réclamations).

Une certification du sous-traitant ne transfère pas la responsabilité : même face à un tiers certifié, l'OF donneur d'ordre doit toujours démontrer, au titre de l'indicateur 27, qu'il s'assure de la conformité de la prestation confiée.

Le choix relève donc d'une décision propre au sous-traitant, en fonction de son modèle économique et de sa volonté d'accéder ou non directement aux financements mutualisés. Cet article ne constitue pas un conseil individualisé.

Nous détaillons cette étape dans « Indicateur 2 Qualiopi : Comprendre les exigences ».

4. Le Référentiel National Qualité (RNQ) et la sous-traitance

Le Référentiel National Qualité, annexé au décret n° 2019-565, structure la certification Qualiopi autour de 7 critères et 32 indicateurs. Il fixe le socle de qualité commun à tous les prestataires de développement des compétences.

La sous-traitance y fait l'objet d'un indicateur spécifique : l'indicateur 27, rattaché au critère 6 (« l'inscription et l'investissement du prestataire dans son environnement professionnel »). Sa formulation impose que, lorsqu'un organisme recourt à la sous-traitance ou au portage salarial, il s'assure du respect de la conformité au référentiel par le tiers concerné.

Pour approfondir ce point, consultez notre guide « Indicateur 25 Qualiopi : Comprendre les conditions de la sous-traitance ».

Concrètement, le guide de lecture du RNQ attend de l'OF donneur d'ordre qu'il puisse présenter à l'auditeur des éléments de preuve tels que :

• un contrat ou une convention de sous-traitance formalisant les engagements qualité ;
• les modalités de sélection et de suivi du sous-traitant ;
• la transmission au tiers des exigences applicables (indicateurs concernés par la prestation) ;
• un dispositif de contrôle de la bonne exécution.

Il est utile de noter que l'indicateur 27 fait partie des indicateurs dits « spécifiques » : il n'est audité que si l'organisme déclare effectivement recourir à la sous-traitance. Un OF qui n'externalise rien n'est pas évalué sur ce point. Découvrez le Référentiel National Qualité (RNQ) et ses indicateurs de qualité.

Si vous partez d’une page blanche, des modèles de documents prêts à l’emploi sécurisent chaque preuve demandée lors de l’audit.

5. Responsabilités des organismes de formation et des sous-traitants

La logique du référentiel repose sur une responsabilité en cascade, mais non transférable. L'organisme donneur d'ordre demeure le garant final de la qualité vis-à-vis du financeur et du certificateur.

Côté organisme de formation certifié, les responsabilités incluent :

• sélectionner ses sous-traitants sur des critères objectifs et tracés ;
• transmettre les exigences du RNQ applicables à la prestation confiée ;
• contrôler la réalisation et conserver les preuves (émargements, évaluations, retours des bénéficiaires) ;
• intégrer les prestations sous-traitées dans son propre système qualité, sa veille et son traitement des réclamations.

Côté sous-traitant, les obligations relèvent surtout du contrat qui le lie au donneur d'ordre :

Sur le même sujet, lisez « Sous-traitance et Qualiopi 2026 : règles, obligations et bonnes pratiques ».

• respecter le cahier des charges et les engagements qualité convenus ;
• fournir les livrables et éléments de preuve nécessaires à l'audit du donneur d'ordre ;
• signaler toute difficulté susceptible d'affecter la conformité de la prestation.

Cette répartition explique pourquoi la formalisation contractuelle est centrale : un OF ne peut pas prouver qu'il « s'assure » de la conformité s'il ne dispose d'aucun document opposable à son sous-traitant. Selon France Compétences, l'esprit du dispositif est bien de responsabiliser le donneur d'ordre, sans exonérer le tiers de ses propres obligations réglementaires.

En complément, l’article « Les 32 indicateurs Qualiopi décryptés avec exemples de preuves » apporte des exemples concrets.

6. Conséquences d'une non-conformité à la réglementation Qualiopi

Une gestion défaillante de la sous-traitance peut être relevée par l'auditeur au titre de l'indicateur 27. Selon la gravité, l'écart est qualifié de non-conformité mineure (à corriger dans un délai fixé, généralement sous quelques mois) ou majeure (susceptible de bloquer la délivrance ou le maintien de la certification tant qu'elle n'est pas levée).

Pour l'organisme de formation donneur d'ordre, les conséquences potentielles sont :

• refus, suspension ou retrait de la certification par le certificateur ;
• perte d'accès aux fonds publics et mutualisés, l'article L.6316-1 conditionnant leur mobilisation à la détention de Qualiopi ;
• impact commercial et réputationnel auprès des financeurs et des bénéficiaires.

Pour le sous-traitant, les conséquences sont surtout contractuelles : rupture de la relation avec le donneur d'ordre, non-renouvellement, voire mise en cause de sa responsabilité si le contrat le prévoit. S'ajoutent les sanctions de droit commun applicables à tout prestataire (contrôle de la DREETS, remise en cause de prises en charge en cas d'irrégularité).

La prévention passe donc par une documentation solide : contrats de sous-traitance, procédure de sélection et de suivi, preuves de contrôle. C'est précisément cette base documentaire que les organismes doivent tenir à jour pour aborder sereinement leur audit, initial comme de surveillance.

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