Indicateur 25 Qualiopi : Comprendre les conditions de la sous-traitance

1. Comprendre l'indicateur 25 Qualiopi

L'indicateur 25 du Référentiel National Qualité (RNQ) traite spécifiquement des conditions de recours au portage salarial et à la sous-traitance. Il s'inscrit dans le critère 6 du référentiel, consacré à l'inscription du prestataire dans son environnement professionnel. Selon le guide de lecture publié par le ministère du Travail, cet indicateur vise à garantir la transparence sur les acteurs réellement impliqués dans la réalisation de l'action et la maîtrise de la chaîne de valeur pédagogique par l'organisme certifié.

La sous-traitance désigne ici l'opération par laquelle un organisme de formation (le donneur d'ordre) confie à un prestataire externe (le sous-traitant) tout ou partie de l'exécution d'une action de formation, de bilan de compétences, de VAE ou d'apprentissage. Le portage salarial, quant à lui, est défini par les articles L. 1254-1 et suivants du code du travail. Dans les deux cas, l'indicateur 25 s'applique dès qu'un tiers intervient dans la prestation vendue au bénéficiaire ou au financeur.

L'exigence est claire : l'organisme certifié doit pouvoir démontrer qu'il encadre, contrôle et trace ces relations. L'indicateur 25 ne sanctionne pas le recours à la sous-traitance — qui reste une pratique légale et fréquente dans le secteur — mais l'absence de cadre formalisé. Selon les remontées des organismes certificateurs accrédités COFRAC, c'est l'un des indicateurs qui génère le plus de non-conformités lors des audits, notamment chez les structures qui externalisent une partie significative de leur activité pédagogique.

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2. Conditions de la sous-traitance et des partenariats

Le RNQ, dans sa version annexée au décret n° 2019-565 du 6 juin 2019, fixe plusieurs conditions cumulatives pour le recours à la sous-traitance. Première condition : l'existence d'un cadre contractuel écrit entre le donneur d'ordre et le sous-traitant. Ce contrat doit préciser l'objet de la prestation, les engagements de chaque partie, les modalités de réalisation, le périmètre exact de l'intervention et les conditions financières.

Deuxième condition : l'information du bénéficiaire et, le cas échéant, du financeur. Lorsque l'action est financée par un opérateur de compétences (OPCO), par France Travail (ex-Pôle emploi), par une région ou via le CPF, les règles spécifiques du financeur s'ajoutent à celles du RNQ. La plupart des OPCO exigent une déclaration préalable de la sous-traitance, voire un accord explicite au-delà de certains seuils.

Troisième condition : le sous-traitant doit lui-même respecter les obligations applicables à son intervention. Si la sous-traitance porte sur une prestation soumise à certification (par exemple un bilan de compétences financé par le CPF), le sous-traitant doit en principe être certifié Qualiopi. À défaut, l'organisme donneur d'ordre engage sa propre certification.

Les partenariats, eux, relèvent d'une logique distincte : ils désignent généralement des co-traitances ou des conventions de collaboration où plusieurs acteurs interviennent à parité, chacun sur son périmètre. La distinction juridique entre sous-traitance et co-traitance est essentielle car elle détermine qui porte la responsabilité contractuelle vis-à-vis du financeur.

3. Le Référentiel National Qualité et l'indicateur 25

Le Référentiel National Qualité, communément appelé RNQ, est le cadre unique d'évaluation pour la certification Qualiopi. Il comprend 32 indicateurs répartis en 7 critères, applicables à toutes les actions concourant au développement des compétences mentionnées à l'article L. 6313-1 du code du travail. Le RNQ est annexé au décret n° 2019-565 et précisé par le guide de lecture régulièrement mis à jour par la Direction générale de l'emploi et de la formation professionnelle (DGEFP).

L'indicateur 25 figure dans le critère 6 : « L'inscription du prestataire dans son environnement professionnel ». Sa formulation officielle porte sur les conditions dans lesquelles le prestataire informe le bénéficiaire et le financeur de toute sous-traitance ou portage salarial mis en œuvre. Pour en savoir plus sur le Référentiel National Qualité et son architecture générale, il est utile de replacer l'indicateur 25 dans la logique d'ensemble du critère 6, qui traite aussi de la veille (indicateurs 22 à 24) et de l'accessibilité aux personnes en situation de handicap (indicateur 26).

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Selon le guide de lecture, les éléments de preuve attendus incluent : la liste des sous-traitants ou prestataires en portage salarial, les contrats ou conventions, les supports d'information du bénéficiaire et du financeur, ainsi que les éléments démontrant le suivi de la qualité des prestations sous-traitées. Le niveau d'attente est commun à tous les types d'actions, mais l'indicateur n'est pas attendu lorsque l'organisme ne recourt ni à la sous-traitance ni au portage salarial — situation à documenter par une déclaration interne.

4. Responsabilités des organismes de formation

L'organisme donneur d'ordre conserve la responsabilité pleine et entière de la prestation vis-à-vis du bénéficiaire et du financeur, indépendamment du recours à un sous-traitant. C'est un principe constant rappelé par la jurisprudence administrative et confirmé par les pratiques d'audit Qualiopi. Concrètement, cela signifie que toute défaillance du sous-traitant — non-respect du programme, absence de formateur, défaut de traçabilité — est imputable à l'organisme certifié.

Plusieurs responsabilités opérationnelles découlent de ce principe :

• Sélection et qualification du sous-traitant : vérification des compétences, des références, du statut juridique et, le cas échéant, de la certification Qualiopi.
• Contractualisation : signature d'un contrat de sous-traitance définissant le périmètre, les obligations qualité, les délais, les rémunérations et les clauses de confidentialité.
• Transmission des exigences : communication au sous-traitant des indicateurs RNQ applicables à la prestation et des obligations spécifiques du financeur.
• Suivi pédagogique et administratif : vérification de la conformité des supports, des feuilles d'émargement, des évaluations et des bilans de fin d'action.
• Gestion des réclamations : centralisation et traitement des éventuels retours bénéficiaires, même lorsque le grief vise le sous-traitant.

Le code du travail, à travers les articles L. 6353-1 et suivants, impose par ailleurs au prestataire le respect des obligations de réalisation et de traçabilité, sans distinction selon que la prestation est exécutée en propre ou en sous-traitance. La chaîne de responsabilité remonte donc systématiquement à l'organisme titulaire de la convention de formation.

5. Contrôle et évaluation de la sous-traitance

Le contrôle de la sous-traitance ne se limite pas à la signature d'un contrat initial. L'auditeur Qualiopi attend des preuves d'un pilotage continu, articulé autour de trois axes : la qualification en amont, le suivi en cours d'exécution, et l'évaluation a posteriori.

Ce sujet est traité en détail dans « Indicateur 12 Qualiopi : Engagement et Atteinte des Objectifs des Stagiaires ».

En amont, la qualification repose sur des critères documentés : expérience du sous-traitant, qualification pédagogique des intervenants, conformité du matériel, capacité à respecter les exigences du financeur. Cette qualification peut s'appuyer sur un dossier de référencement interne, mis à jour périodiquement.

En cours d'exécution, le suivi prend plusieurs formes selon la nature de la prestation : audit pédagogique, visite de session, vérification des émargements et des évaluations à chaud, contrôle des supports remis aux bénéficiaires. Pour les actions longues ou à fort enjeu, un point d'avancement périodique avec le sous-traitant est une bonne pratique reconnue par les certificateurs.

Nous détaillons cette étape dans « Indicateur 1 Qualiopi : Diffusion d’une Information Complète ».

En aval, l'évaluation porte sur les résultats obtenus et la satisfaction des bénéficiaires. Les questionnaires de fin de formation doivent permettre d'identifier les éléments imputables au sous-traitant. Un bilan annuel consolidé, restituant les indicateurs de performance (taux d'abandon, taux de satisfaction, taux d'obtention en cas de certification visée), permet de tracer la décision de reconduire ou non la collaboration. Cette boucle d'amélioration continue est cohérente avec les exigences des indicateurs 30 à 32 du RNQ, qui traitent du recueil des appréciations et du traitement des réclamations.

Sur le même sujet, lisez « Sous-traitance et Qualiopi 2026 : règles, obligations et bonnes pratiques ».

6. Exemples de bonnes pratiques de sous-traitance

Plusieurs pratiques sont régulièrement citées comme conformes par les organismes certificateurs et les retours d'expérience publiés par INFFO Formation. Elles ne constituent pas une obligation mais offrent un socle robuste pour répondre à l'indicateur 25.

1. Tenir un registre de la sous-traitance. Un tableau de bord centralisé listant les sous-traitants actifs, le périmètre confié, la date de contrat, le statut Qualiopi du sous-traitant et la date de dernière évaluation. Cet outil unique facilite la traçabilité demandée par l'auditeur.

En complément, l’article « Indicateur 11 Qualiopi : Évaluer l’Atteinte des Objectifs » apporte des exemples concrets.

2. Formaliser un contrat-cadre. Plutôt qu'un contrat ad hoc à chaque mission, un contrat-cadre annuel précisant les obligations qualité génériques, complété par des bons de commande spécifiques par action, sécurise la relation et accélère l'opérationnel.

3. Intégrer une clause Qualiopi explicite. Le contrat doit inclure une clause par laquelle le sous-traitant s'engage à respecter les indicateurs du RNQ applicables à son intervention et à fournir les preuves correspondantes. Cette clause facilite les audits internes et externes.

4. Informer le bénéficiaire et le financeur en amont. Mention explicite du recours à un sous-traitant dans le programme de formation, dans la convention et, lorsque requis, dans la demande de prise en charge auprès de l'OPCO ou du financeur.

5. Évaluer chaque sous-traitant annuellement. Une grille standardisée (qualité pédagogique, respect des délais, conformité documentaire, satisfaction bénéficiaires) restituée au sous-traitant pour entretenir le dialogue qualité. Pour aller plus loin, il est utile de découvrir les indicateurs de qualité pour les organismes de formation dans leur ensemble, afin de calibrer les exigences transmises aux sous-traitants.

6. Distinguer formellement sous-traitance et co-traitance. Les conventions de partenariat doivent qualifier juridiquement la nature de la relation, car elle conditionne les obligations de chacun et la lecture qu'en fera l'auditeur.

7. Conclusion et recommandations

L'indicateur 25 du RNQ est moins technique qu'il n'y paraît : il repose essentiellement sur la capacité à formaliser, tracer et piloter les relations avec les tiers qui interviennent dans la prestation. Les organismes de formation qui rencontrent des difficultés à cet indicateur sont rarement ceux qui sous-traitent beaucoup, mais ceux qui le font sans cadre documentaire suffisant.

Trois recommandations opérationnelles ressortent des pratiques d'audit observées. Premièrement, cartographier sa chaîne de sous-traitance avant l'audit : qui fait quoi, depuis quand, sur quelle base contractuelle. Cette cartographie sert de pivot à toute la démonstration. Deuxièmement, sécuriser les contrats avec une clause Qualiopi explicite et un descriptif précis du périmètre. Troisièmement, mettre en place un dispositif d'évaluation périodique, même léger, qui démontre l'existence d'une boucle d'amélioration.

Au-delà de l'enjeu d'audit, ces pratiques structurent une vraie politique fournisseurs qui sécurise la qualité de service rendue aux bénéficiaires et la position contractuelle de l'organisme face aux financeurs. C'est, en définitive, le sens premier de l'indicateur 25 : faire de la sous-traitance un levier de qualité maîtrisé plutôt qu'un angle mort du système de management.

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