Harcèlement et VSS en organisme de formation : la procédure exigée par Qualiopi V10

1. Ce que dit le décret 2026-728 sur l'indicateur 12

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, publié au Journal officiel du 4 août, est la première modification du Référentiel National Qualité depuis sa création en 2019. Il s'applique à tous les audits réalisés à partir du 1er novembre 2026, qu'il s'agisse d'un audit initial, de surveillance ou de renouvellement, sans période de transition. Jusqu'au 31 octobre, c'est la version actuelle du référentiel (V9) qui reste opposable.

Parmi les indicateurs modifiés, l'indicateur 12 (critère 3, accompagnement et suivi des bénéficiaires) est celui qui crée l'obligation la plus nouvelle pour un organisme de formation classique. Jusqu'ici, il portait sur l'engagement des bénéficiaires et la prévention des ruptures de parcours. Le décret y ajoute une phrase :

« Il s'assure de la prévention et du traitement de toute situation de violence, dont les violences sexistes et sexuelles, de harcèlement ou de discrimination dans le cadre de leur formation. »

Trois mots comptent dans cette phrase. Prévention : il ne suffit pas de réagir, il faut informer en amont. Traitement : un signalement doit déboucher sur une réponse tracée. Toute situation : violences physiques ou psychologiques, VSS, harcèlement moral ou sexuel, discriminations, y compris à distance ou en entreprise d'accueil.

2. Qui est concerné : tous les organismes, CFA renforcés

La nouvelle exigence de l'indicateur 12 vise toutes les catégories d'actions soumises à Qualiopi : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l'expérience et formation par apprentissage. Un formateur indépendant qui travaille seul est donc concerné au même titre qu'un organisme de cinquante salariés, la procédure étant simplement proportionnée à sa taille.

Le champ couvre les situations survenues « dans le cadre de leur formation », ce qui inclut :

• les sessions en présentiel, dans vos locaux ou chez un client ;
• les formations à distance et mixtes : messages, visioconférences, forums et espaces de la plateforme ;
• les faits impliquant un intervenant, un autre bénéficiaire ou un tiers présent pendant la prestation ;
• pour l'alternance, les faits survenus en entreprise d'accueil, en lien avec l'employeur.

Les CFA cumulent cette obligation avec deux indicateurs qui leur sont propres et que le décret enrichit aussi. L'indicateur 14 demande une procédure de traitement sans délai des situations de rupture liées à des difficultés, des violences ou des discriminations subies par l'apprenti, en formation comme en entreprise. L'indicateur 15 impose d'informer les apprentis des dispositifs de prévention et de signalement des violences, du harcèlement et des discriminations, de leur communiquer les coordonnées du médiateur de l'apprentissage et la possibilité de saisir l'inspection du travail. Notre guide Qualiopi pour les CFA détaille ces spécificités.

Les organismes qui recourent à la sous-traitance doivent enfin s'assurer que leurs intervenants externes connaissent et appliquent la procédure : c'est le donneur d'ordre qui reste responsable devant l'auditeur.

3. Harcèlement, VSS, discrimination : les définitions à reprendre

Le décret n'invente pas de nouvelles notions : il renvoie à des définitions qui existent déjà dans le Code du travail et le Code pénal. Votre procédure gagne à les citer, pour que bénéficiaires et intervenants sachent précisément ce qui est visé.

• Harcèlement moral (art. L.1152-1 du Code du travail) : agissements répétés ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de travail, susceptible de porter atteinte aux droits et à la dignité, d'altérer la santé physique ou mentale ou de compromettre l'avenir professionnel.
• Harcèlement sexuel (art. L.1153-1 du Code du travail et art. 222-33 du Code pénal) : propos ou comportements à connotation sexuelle ou sexiste répétés qui portent atteinte à la dignité ou créent une situation intimidante, hostile ou offensante ; est assimilée toute pression grave, même non répétée, exercée dans le but réel ou apparent d'obtenir un acte de nature sexuelle.
• Agissement sexiste (art. L.1142-2-1 du Code du travail) : tout agissement lié au sexe d'une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant.
• Discrimination (art. L.1132-1 du Code du travail et loi n° 2008-496 du 27 mai 2008) : traitement défavorable fondé sur un critère prohibé, comme l'origine, le sexe, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle, les opinions, la religion ou l'état de santé.
• Violence : toute atteinte physique ou psychique, y compris les menaces, les intimidations et les cyberviolences.

En tant qu'employeur, un organisme de formation est déjà tenu à des obligations de prévention envers ses salariés. Ce que change la V10, c'est l'extension explicite de cette vigilance aux bénéficiaires de la formation, et sa transformation en point de contrôle Qualiopi.

4. Les 7 briques d'une procédure conforme

Une procédure de prévention, de signalement et de traitement tient en trois ou quatre pages. Elle doit répondre, dans l'ordre, aux questions que se posera l'auditeur : qui est protégé, qui reçoit un signalement, comment il est traité, et vers qui orienter la personne.

Brique 1 : objet et champ d'application

Précisez que la procédure s'applique à tous les bénéficiaires quel que soit le format, à tous les intervenants internes et externes, et aux situations survenues en centre, à distance ou en entreprise d'accueil.

Brique 2 : engagement et définitions

Une phrase d'engagement (« aucun agissement de cette nature n'est toléré »), l'interdiction des représailles contre un signalant ou un témoin de bonne foi, et les définitions légales de la section précédente.

Brique 3 : mesures de prévention

• mention de la procédure dans le livret d'accueil et le règlement intérieur, avec les coordonnées du référent communiquées au démarrage de chaque prestation ;
• information de chaque intervenant, salarié, sous-traitant ou porté, avant sa première intervention, avec une trace conservée (émargement ou accusé de lecture) ;
• rappel que les règles de conduite s'appliquent aux échanges écrits et en visioconférence, et que les canaux de la plateforme peuvent servir de preuve.

Brique 4 : le référent

Nommez une personne joignable (nom, fonction, e-mail, téléphone). Dans une petite structure, c'est souvent le dirigeant. Prévoyez impérativement une personne de substitution pour le cas où le référent serait lui-même mis en cause : un associé, un conseil externe ou un autre formateur.

Brique 5 : le circuit de signalement

Qui peut signaler (la personne concernée, un témoin, un intervenant, l'entreprise d'accueil), comment (oralement lors d'un entretien, par écrit, par e-mail avec une mention « confidentiel »), ce qu'il est utile d'indiquer (dates, lieux, personnes, éléments comme des messages ou des captures) et la règle de confidentialité : seules les personnes qui ont besoin de connaître la situation pour la traiter y ont accès.

Brique 6 : le traitement

C'est la partie que l'auditeur lira le plus attentivement. Un déroulé raisonnable, que vous adaptez à votre organisation :

1. accusé de réception au signalant, par exemple sous deux jours ouvrés ;
2. recueil des faits : entretien avec le signalant, puis avec la personne mise en cause et les témoins éventuels, comptes rendus datés ;
3. mesures conservatoires immédiates si nécessaire : séparation des personnes, changement de groupe ou de session, suspension d'accès à la plateforme, information de l'employeur pour un alternant ;
4. conclusion dans un délai annoncé, par exemple quinze jours ouvrés sauf complexité motivée : clôture, rappel au règlement, sanction prévue au règlement intérieur, fin de collaboration avec un intervenant, orientation vers les relais externes ;
5. consignation dans un registre des signalements, même en cas de classement sans suite.

Brique 7 : les relais externes

Votre organisme n'est ni une juridiction ni un service d'urgence. La procédure doit orienter vers les bons interlocuteurs : le Défenseur des droits pour les discriminations (3928 ou antidiscriminations.fr), Violences Femmes Info (3919, gratuit, 24h/24), France Victimes (116 006), l'inspection du travail du département pour les faits en entreprise d'accueil, les services d'urgence (17 ou 112) et, pour l'apprentissage, le médiateur de l'apprentissage de la chambre consulaire compétente.

Dernier point : reliez la procédure au reste de votre système qualité. Les signalements alimentent le traitement des réclamations et difficultés (indicateur 31) et la démarche d'amélioration continue (indicateur 32), que le décret enrichit d'ailleurs d'une analyse des risques sur la qualité des formations. Une revue annuelle du registre, même vide, en est la preuve la plus simple.

5. Ce que l'auditeur peut demander

Sur les indicateurs de ce type, les auditeurs vérifient rarement un seul document : ils croisent l'existence du dispositif, sa diffusion et son application. Voici les preuves à tenir prêtes.

• La procédure elle-même, datée et versionnée, signée par le responsable de l'organisme.
• Un référent nommé et joignable, avec son substitut, dont les coordonnées figurent dans les documents remis aux bénéficiaires.
• La preuve de diffusion : le paragraphe du livret d'accueil et l'article du règlement intérieur qui renvoient à la procédure, et pour les intervenants, l'émargement ou l'accusé de lecture.
• Le registre des signalements, tenu à jour même s'il est vide, avec la date de sa dernière revue.
• La cohérence avec vos réclamations et votre plan d'amélioration : un signalement traité doit se retrouver, anonymisé, dans votre analyse annuelle.
• Pour les CFA : la procédure de traitement sans délai des ruptures et l'information des apprentis prévues aux indicateurs 14 et 15.

Une procédure écrite mais jamais communiquée ne suffit pas. Sur les indicateurs voisins du critère 3, l'écart le plus fréquent n'est pas l'absence de document, c'est l'absence de preuve que les bénéficiaires en ont eu connaissance. Notre guide du critère 3 Qualiopi revient sur cette logique de preuve.

6. Les erreurs qui coûtent un écart

• Recycler une procédure RH sans l'adapter. Un document conçu pour des salariés parle d'entretien annuel et de CSE, pas de stagiaires, de sessions ou de plateforme de formation. L'auditeur le remarque immédiatement.
• Un référent sans substitut. Dans une structure à une personne, c'est le piège classique : si le référent est mis en cause, à qui le stagiaire s'adresse-t-il ? Nommez un relais externe.
• Oublier les formats à distance. Une part croissante des faits de harcèlement passe par la messagerie ou la visioconférence. La procédure doit les couvrir et prévoir la conservation des traces.
• Confondre signalement et réclamation. Une réclamation porte sur la prestation, un signalement sur une atteinte à une personne. Les deux circuits doivent rester distincts, avec des délais et une confidentialité différents.
• Promettre des délais intenables. Mieux vaut annoncer quinze jours et les tenir que promettre 48 heures et ne pas pouvoir le prouver.
• Pas de registre, ou un registre nominatif sans limite. L'absence de registre empêche de prouver le traitement ; un registre trop détaillé crée un risque RGPD. Consignez par initiales, restreignez l'accès et fixez une durée de conservation.
• Affirmer un statut de non-conformité que personne ne connaît. Tant que le guide de lecture V10 n'est pas publié, personne ne peut dire si un écart sur cette exigence sera classé mineur ou majeur. Préparez-vous comme s'il était majeur.

7. Calendrier et plan d'action avant le 1er novembre

Deux cas de figure selon la date de votre prochain audit :

• Audit avant le 31 octobre 2026 : la version actuelle du référentiel s'applique, la nouvelle phrase de l'indicateur 12 n'est pas exigible. Mettre la procédure en place reste la meilleure façon de préparer l'audit de surveillance suivant, qui sera lui en V10.
• Audit à partir du 1er novembre 2026 : l'exigence est opposable, quelle que soit la date de votre certification initiale.

Le plan d'action, dans l'ordre :

1. rédiger la procédure à partir des 7 briques ci-dessus et désigner le référent et son substitut ;
2. ajouter un paragraphe dans le livret d'accueil et un article dans le règlement intérieur, puis rediffuser ces documents aux sessions en cours ;
3. informer vos intervenants et conserver la trace ;
4. ouvrir le registre des signalements et fixer la date de sa première revue ;
5. ajouter la ligne « prévention et traitement des violences » à votre grille de préparation à l'audit et à votre analyse des risques.

Si vous préférez partir de modèles déjà rédigés, notre kit documentaire Qualiopi intègre depuis septembre 2026 un module de mise à jour V10 comprenant la procédure de signalement, le registre associé et les amendements du livret d'accueil et du règlement intérieur. Les organismes qui préparent leur audit en autonomie trouveront aussi dans notre guide des indicateurs la lecture indicateur par indicateur de la version en vigueur jusqu'au 31 octobre.

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