Déclaration d'Activité DREETS et NDA

1. L'obligation de déclaration d'activité

Toute personne physique ou morale qui réalise des actions de formation professionnelle au sens de l'article L.6313-1 du Code du travail doit déclarer son activité auprès de la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) de la région où se situe son siège social. Cette obligation est prévue par l'article L.6351-1 du Code du travail.

La déclaration doit être effectuée dans les 3 mois suivant la conclusion de la première convention de formation ou du premier contrat de formation professionnelle. Le défaut de déclaration est passible de sanctions pénales (amende de 4 500 euros) et interdit l'exercice de l'activité de formation professionnelle à titre principal.

L'obtention du numéro de déclaration d'activité (NDA) est un prérequis à toute démarche de certification Qualiopi. Sans NDA, vous ne pouvez pas candidater auprès d'un organisme certificateur. C'est donc la toute première étape administrative pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés.

2. Constituer le dossier de déclaration

Le dossier de déclaration comprend les pièces suivantes : le formulaire Cerfa n°10782*05 téléchargeable sur service-public.fr ou sur la plateforme Mon Activité Formation, un justificatif d'identité du dirigeant (carte d'identité ou passeport en cours de validité), et un justificatif d'immatriculation de la structure (extrait K-bis de moins de 3 mois, ou avis de situation Sirene pour les micro-entrepreneurs).

Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant effectif de l'organisme est obligatoire. Il est obtenu gratuitement en ligne sur le site casier-judiciaire.justice.gouv.fr. Pour les personnes morales, le bulletin concerne le représentant légal (gérant, président). Tout antécédent judiciaire n'est pas forcément éliminatoire, mais certaines condamnations sont incompatibles avec la direction d'un organisme de formation.

La pièce maîtresse du dossier est la copie de la première convention ou du premier contrat de formation conclu, accompagnée du programme de formation détaillé correspondant. Ce programme doit comporter l'intitulé, les objectifs, le public visé, les prérequis, le contenu détaillé, les modalités pédagogiques, les modalités d'évaluation, la durée et le prix. La DREETS vérifie que cette formation relève bien du champ de la formation professionnelle.

3. Dépôt du dossier et procédure

Le dépôt du dossier se fait en ligne via la plateforme Mon Activité Formation (maf.fr), qui a progressivement remplacé les envois papier dans toutes les régions. Créez un compte sur la plateforme, renseignez les informations relatives à votre organisme, téléchargez les pièces justificatives, et validez votre demande. Un accusé de réception électronique vous est adressé.

La DREETS dispose d'un délai de 30 jours calendaires pour instruire votre demande à compter de la réception du dossier complet. Pendant cette période, elle peut vous demander des pièces complémentaires ou des précisions, ce qui suspend le délai d'instruction. Répondez rapidement à ces demandes pour ne pas allonger le processus.

Trois issues sont possibles : l'enregistrement (attribution du NDA), le refus motivé (formation ne relevant pas du champ de la formation professionnelle, dossier incomplet), ou le silence au-delà de 30 jours valant acceptation tacite. En cas de refus, vous pouvez contester la décision par un recours gracieux auprès du préfet de région ou un recours contentieux devant le tribunal administratif dans un délai de 2 mois.

4. Obligations post-déclaration

Une fois le NDA obtenu, plusieurs obligations s'imposent à l'organisme de formation. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est la principale : il doit être transmis chaque année avant le 30 avril via la plateforme Mon Activité Formation, retraçant l'activité de formation de l'année civile écoulée (nombre de stagiaires, heures de formation, chiffre d'affaires formation, financements mobilisés).

Le NDA doit être mentionné sur l'ensemble de vos documents administratifs et commerciaux : conventions, contrats, factures, devis, site internet, et supports de communication. Cette mention doit être obligatoirement accompagnée de la formule « Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État ». L'omission de cette mention est une infraction passible de sanctions.

Vous devez conserver les pièces justificatives de votre activité de formation pendant une durée minimale de 3 ans : conventions, programmes, feuilles d'émargement, attestations de fin de formation, factures. Ces documents peuvent être demandés en cas de contrôle de la DREETS. Signalez tout changement important (changement d'adresse, de dirigeant, cessation d'activité) à la DREETS via la plateforme Mon Activité Formation.

5. Contrôles de la DREETS

La DREETS exerce un contrôle administratif et financier sur les organismes de formation (articles L.6361-1 et suivants du Code du travail). Ces contrôles peuvent être déclenchés de manière aléatoire, sur la base d'un signalement, ou dans le cadre d'un plan de contrôle ciblé. Le contrôle peut porter sur l'ensemble de l'activité de formation des 3 dernières années.

Les contrôleurs vérifient la réalité des formations dispensées (les formations facturées ont-elles effectivement eu lieu ?), la conformité des documents contractuels, l'adéquation entre les formations réalisées et la déclaration d'activité, et le respect des obligations comptables spécifiques aux organismes de formation (comptabilité distincte, bilan pédagogique et financier).

En cas de manquements constatés, les sanctions peuvent être graduées : mise en demeure de se conformer dans un délai imparti, annulation de la déclaration d'activité (perte du NDA), sanctions financières (remboursement des sommes indûment perçues), et dans les cas les plus graves, interdiction temporaire ou définitive d'exercer et poursuites pénales. La transparence et la rigueur documentaire sont les meilleures protections contre les risques de contrôle.

6. La plateforme Mon Activité Formation

Mon Activité Formation (maf.fr) est la plateforme dématérialisée mise en place par le Ministère du Travail pour gérer l'ensemble des démarches administratives des organismes de formation auprès de la DREETS. Elle centralise la déclaration d'activité initiale, les mises à jour d'information, et la transmission annuelle du BPF.

La plateforme offre un espace personnel sécurisé permettant de suivre l'état de vos démarches, de consulter votre historique de BPF, et de mettre à jour vos informations (changement d'adresse, modification de la liste des formateurs). Connectez-vous régulièrement pour vérifier les notifications et les demandes éventuelles de la DREETS.

Le BPF (Bilan Pédagogique et Financier) est désormais exclusivement transmis via cette plateforme. Il se compose de 4 volets : identification de l'organisme, bilan financier (origine des produits, charges), bilan pédagogique (nombre de stagiaires, heures de formation par type d'action), et informations complémentaires. Préparez vos données tout au long de l'année pour faciliter la saisie annuelle et éviter les erreurs de dernière minute.

7. FAQ

La déclaration d'activité a-t-elle une durée de validité ? Le NDA n'a pas de durée de validité limitée. Il reste actif tant que l'organisme exerce effectivement une activité de formation et transmet son BPF annuel. En revanche, le NDA devient caduc si vous ne transmettez pas votre BPF pendant deux années consécutives ou si vous ne réalisez aucune action de formation pendant cette période.

Peut-on avoir plusieurs NDA pour une même structure ? Non, un seul NDA est attribué par personne physique ou morale. Si votre organisme a plusieurs établissements dans différentes régions, vous disposez d'un seul NDA correspondant au siège social. Les formations dispensées dans les autres régions sont couvertes par ce même numéro.

Un sous-traitant en formation a-t-il besoin de son propre NDA ? Si un formateur intervient en tant que sous-traitant pour un organisme de formation qui porte la convention et facture le client, le sous-traitant n'a pas besoin de NDA propre. En revanche, s'il facture directement les clients en son nom, il doit disposer de son propre NDA. La distinction porte sur qui est le titulaire de la convention de formation et qui facture la prestation.

Questions fréquentes