Déclaration d'Activité DREETS et NDA

1. L'obligation de déclaration d'activité

Toute personne physique ou morale qui réalise des actions de formation professionnelle au sens de l'article L.6313-1 du Code du travail doit déclarer son activité auprès de la DREETS (Direction Régionale de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités) de la région où se situe son siège social. Cette obligation est prévue par l'article L.6351-1 du Code du travail.

La déclaration doit être effectuée dans les 3 mois suivant la conclusion de la première convention de formation ou du premier contrat de formation professionnelle. Le défaut de déclaration expose à des sanctions administratives : avertissement ou amende pouvant atteindre 4 000 euros par manquement (articles L. 6356-1 et L. 6356-2 du code du travail). Un modèle de convention de formation gratuit fait partie des cinq modèles Qualiopi que nous offrons.

L'obtention du numéro de déclaration d'activité (NDA) est un prérequis à toute démarche de certification Qualiopi. Sans NDA, ou au moins la preuve de dépôt de la déclaration datant de moins de 3 mois, vous ne pouvez pas candidater auprès d'un organisme certificateur. C'est donc la toute première étape administrative pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés.

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2. Constituer le dossier de déclaration

Le dossier de déclaration comprend les pièces suivantes : le formulaire Cerfa n°10782*06 téléchargeable sur service-public.fr ou sur la plateforme Mon Activité Formation, un justificatif d'identité du dirigeant (carte d'identité ou passeport en cours de validité), et une copie du justificatif d'attribution du numéro Siren (ou d'immatriculation au Répertoire national des entreprises).

Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant effectif de l'organisme est obligatoire. Il est obtenu gratuitement en ligne sur le site casier-judiciaire.justice.gouv.fr. Pour les personnes morales, le bulletin concerne le représentant légal (gérant, président). Tout antécédent judiciaire n'est pas forcément éliminatoire, mais certaines condamnations sont incompatibles avec la direction d'un organisme de formation.

La pièce maîtresse du dossier est la copie de la première convention ou du premier contrat de formation conclu, accompagnée du programme de formation détaillé correspondant. Ce programme doit comporter l'intitulé, les objectifs, le public visé, les prérequis, le contenu détaillé, les modalités pédagogiques, les modalités d'évaluation, la durée et le prix. La DREETS vérifie que cette formation relève bien du champ de la formation professionnelle.

3. Dépôt du dossier et procédure

Le dépôt du dossier se fait en ligne via la plateforme Mon Activité Formation (maf.fr), qui a progressivement remplacé les envois papier dans toutes les régions. Créez un compte sur la plateforme, renseignez les informations relatives à votre organisme, téléchargez les pièces justificatives, et validez votre demande. Un accusé de réception électronique vous est adressé.

Sur le même sujet, lisez « Préparer son audit Qualiopi : checklist complète ».

La DREETS dispose d'un délai de deux mois pour instruire votre demande à compter de la réception du dossier complet (article R. 6351-6 du code du travail, modifié par le décret n° 2025-728 du 29 juillet 2025). Pendant cette période, elle peut vous demander des pièces complémentaires ou des précisions. Répondez rapidement à ces demandes pour ne pas allonger le processus.

Trois issues sont possibles : l'enregistrement (attribution du NDA), le refus motivé (formation ne relevant pas du champ de la formation professionnelle, dossier incomplet), ou le silence au-delà de deux mois, qui vaut enregistrement de la déclaration. En cas de refus, vous pouvez contester la décision par un recours gracieux auprès du préfet de région ou un recours contentieux devant le tribunal administratif, dans les délais indiqués dans la décision de refus.

Dossier refusé ou peur du refus ? Refus de déclaration d'activité : causes et solutions

Pour aller plus loin, voir « Les indicateurs Qualiopi décryptés avec exemples de preuves ».

4. Obligations post-déclaration

Une fois le NDA obtenu, plusieurs obligations s'imposent à l'organisme de formation. Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est la principale : il doit être transmis chaque année avant le 30 avril via la plateforme Mon Activité Formation, retraçant l'activité de formation de l'année civile écoulée (nombre de stagiaires, heures de formation, chiffre d'affaires formation, financements mobilisés).

Ce sujet est traité en détail dans « Numéro de Déclaration d'Activité (NDA) ».

Le NDA doit être mentionné sur l'ensemble de vos documents administratifs et commerciaux : conventions, contrats, factures, devis, site internet, et supports de communication. Le numéro doit figurer sous la forme « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro … auprès du préfet de région de … » (R. 6351-6). Il ne constitue en aucun cas un agrément de l'organisme ou de ses formations.

Conservez les pièces justificatives de votre activité de formation : conventions, programmes, feuilles d'émargement, attestations de fin de formation, factures. La durée dépend du document et du financeur : 5 ans pour les pièces d'une formation financée par le CPF, 10 ans pour les factures. Ces documents peuvent être demandés en cas de contrôle de la DREETS. Signalez tout changement important (changement d'adresse, de dirigeant, cessation d'activité) à la DREETS via la plateforme Mon Activité Formation.

Pour approfondir ce point, consultez notre guide « Les 7 critères Qualiopi expliqués : guide complet 2026 ».

5. Contrôles de la DREETS

La DREETS exerce un contrôle administratif et financier sur les organismes de formation (articles L.6361-1 et suivants du Code du travail). Ces contrôles peuvent être déclenchés de manière aléatoire, sur la base d'un signalement, ou dans le cadre d'un plan de contrôle ciblé. Le contrôle peut porter sur l'ensemble de l'activité de formation des années précédentes.

Les contrôleurs vérifient la réalité des formations dispensées (les formations facturées ont-elles effectivement eu lieu ?), la conformité des documents contractuels, l'adéquation entre les formations réalisées et la déclaration d'activité, et le respect des obligations comptables spécifiques aux organismes de formation (comptabilité distincte, bilan pédagogique et financier).

Pour gagner du temps sur cette partie, notre kit documentaire Qualiopi fournit des trames pour 26 indicateurs du référentiel.

En cas de manquements constatés, les sanctions peuvent être graduées : mise en demeure de se conformer dans un délai imparti, annulation de la déclaration d'activité (perte du NDA), sanctions financières (remboursement des sommes indûment perçues), et dans les cas les plus graves, interdiction temporaire ou définitive d'exercer et poursuites pénales. La transparence et la rigueur documentaire sont les meilleures protections contre les risques de contrôle.

6. La plateforme Mon Activité Formation

Mon Activité Formation (maf.fr) est la plateforme dématérialisée mise en place par le Ministère du Travail pour gérer l'ensemble des démarches administratives des organismes de formation auprès de la DREETS. Elle centralise la déclaration d'activité initiale, les mises à jour d'information, et la transmission annuelle du BPF.

La plateforme offre un espace personnel sécurisé permettant de suivre l'état de vos démarches, de consulter votre historique de BPF, et de mettre à jour vos informations (changement d'adresse, modification de la liste des formateurs). Connectez-vous régulièrement pour vérifier les notifications et les demandes éventuelles de la DREETS.

Le BPF (Bilan Pédagogique et Financier) est désormais exclusivement transmis via cette plateforme. Il comprend notamment : identification de l'organisme, bilan financier (origine des produits, charges), bilan pédagogique (nombre de stagiaires, heures de formation par type d'action), et informations complémentaires. Préparez vos données tout au long de l'année pour faciliter la saisie annuelle et éviter les erreurs de dernière minute.

7. FAQ

La déclaration d'activité a-t-elle une durée de validité ? Le NDA n'a pas de durée de validité limitée. Il reste actif tant que l'organisme exerce effectivement une activité de formation et transmet son BPF annuel. En revanche, le NDA devient caduc si vous ne transmettez pas votre BPF (un seul exercice suffit) ou si votre BPF ne fait apparaître aucune action de formation.

Peut-on avoir plusieurs NDA pour une même structure ? Non, un seul NDA est attribué par personne physique ou morale. Si votre organisme a plusieurs établissements dans différentes régions, vous disposez d'un seul NDA correspondant au siège social. Les formations dispensées dans les autres régions sont couvertes par ce même numéro.

Un sous-traitant en formation a-t-il besoin de son propre NDA ? Si un formateur intervient en tant que sous-traitant pour un organisme de formation qui porte la convention et facture le client, le sous-traitant n'a pas besoin de NDA propre. En revanche, s'il facture directement les clients en son nom, il doit disposer de son propre NDA. La distinction porte sur qui est le titulaire de la convention de formation et qui facture la prestation.