La première convention de formation : clé de l'acceptation de votre dossier NDA

1. Qu'est-ce que la première convention de formation et pourquoi est-elle importante ?

La première convention de formation est le document contractuel qui formalise la relation entre votre organisme de formation et son premier client (une entreprise, un financeur ou, sous forme de contrat de formation, un particulier). Elle décrit les conditions de réalisation d'une action de formation : intitulé, objectifs pédagogiques, durée, prix et modalités.

Son importance dépasse le seul cadre commercial. Lors de la demande de numéro de déclaration d'activité (NDA) auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE), le code du travail impose de joindre une copie de la première convention ou du premier contrat de formation conclu. Ce document sert de preuve que l'organisme exerce réellement une activité de formation, et non une simple intention. Sans lui, la déclaration ne peut aboutir.

C'est donc la pièce qui déclenche l'existence administrative de votre organisme. Un dossier NDA bien construit autour d'une convention conforme facilite ensuite tout le parcours : accès aux financements publics et mutualisés, bilan pédagogique et financier annuel, et surtout préparation de la certification Qualiopi. Selon le code du travail, la déclaration devient d'ailleurs caduque si aucune activité n'est déclarée sur une période donnée : la première convention marque le point de départ de cette temporalité.

En résumé, ce document conditionne l'acceptation du dossier NDA et pose les fondations documentaires que l'auditeur Qualiopi examinera plus tard. Le soigner dès le départ, c'est éviter un rejet et un double travail.

2. Quel est le contenu d'une première convention de formation et comment la rédiger ?

Le contenu d'une convention de formation professionnelle est encadré par le code du travail, notamment les articles L. 6353-1 et L. 6353-2 ainsi que les dispositions réglementaires associées. Une convention incomplète est la première cause de retour de dossier par la DREETS.

Pour approfondir ce point, consultez notre guide « AFEST : Guide Complet de la Formation en Situation de Travail ».

Les mentions attendues sont les suivantes :

• Identification des parties : dénomination, adresse et statut de l'organisme de formation, coordonnées du bénéficiaire.
• Intitulé et nature de l'action : type d'action au sens de l'article L. 6313-1 (action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage).
• Objectifs pédagogiques : compétences visées, formulées de façon mesurable.
• Contenu et moyens pédagogiques : programme, méthodes, moyens techniques et d'encadrement.
• Durée, dates et lieu : volume horaire, calendrier, modalités (présentiel, distanciel, mixte).
• Prix et modalités de règlement : coût, échéances, prise en charge éventuelle.
• Modalités d'évaluation et de sanction : moyens de suivi de l'exécution et d'appréciation des résultats.

Rédigez ce document de manière claire et sans ambiguïté : chaque mention doit être vérifiable. Une convention floue sur les objectifs ou l'évaluation fragilise à la fois le dossier NDA et, plus tard, l'audit Qualiopi. Pour aller plus loin sur l'ensemble du cadre, consultez notre article Comment répondre aux exigences de la certification Qualiopi ?.

Ce sujet est traité en détail dans « Déclaration d'Activité DREETS et NDA ».

3. Quelles sont les exigences de la première convention pour les organismes de formation ?

Deux niveaux d'exigences se superposent : celui du dépôt du NDA et celui de la démarche qualité qui suivra.

Au stade du NDA, l'exigence est essentiellement de conformité juridique. La convention doit respecter le formalisme du code du travail et correspondre à une action entrant dans le champ de la formation professionnelle continue. La DREETS vérifie la cohérence entre l'objet déclaré, la convention fournie et la réalité de l'activité. Une pièce non conforme, une action hors champ ou une convention non signée entraînent le refus ou une demande de régularisation.

En complément, l’article « Convention de Formation Professionnelle » apporte des exemples concrets.

Au stade de la certification Qualiopi, rendue obligatoire par le Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 pour les prestataires souhaitant mobiliser des fonds publics ou mutualisés, l'exigence porte sur la qualité et la traçabilité. La convention devient alors une preuve parmi d'autres que l'organisme informe le public, définit des objectifs et évalue l'atteinte des résultats.

Le Décret 2019-565 et l'arrêté du 6 juin 2019 fixent le Référentiel National Qualité applicable aux prestataires d'actions concourant au développement des compétences.

Concrètement, une même convention doit satisfaire ces deux logiques : régularité administrative pour le NDA, cohérence documentaire pour Qualiopi. Anticiper la seconde dès la première évite de tout reconstruire lors de l'audit.

Pour aller plus loin, voir « Accessibilité numérique et formation : accueillir les personnes en situation de handicap ».

4. Comment le Référentiel National Qualité (RNQ) est-il lié à la première convention ?

Le Référentiel National Qualité (RNQ) est le socle unique d'évaluation de la certification Qualiopi. Structuré en 7 critères déclinés en 32 indicateurs, il définit ce qu'un auditeur vérifie pour attester la qualité du processus mis en œuvre par un prestataire de formation. Il est piloté au niveau national et publié au Journal officiel via l'arrêté associé au Décret 2019-565.

La première convention de formation s'inscrit directement dans plusieurs de ces exigences. Elle matérialise l'information délivrée au public, la définition des objectifs et les conditions de déroulement de l'action. Autrement dit, ce document commercial et juridique est aussi un élément de preuve mobilisable lors de l'audit.

La logique du RNQ repose sur la cohérence : ce que vous annoncez (site web, catalogue, convention) doit correspondre à ce que vous réalisez, et être tracé. Une convention conforme, alignée sur votre communication et vos supports pédagogiques, alimente naturellement ce fil de preuve. À l'inverse, une convention isolée ou contradictoire crée des écarts que l'auditeur relèvera.

Pour comprendre l'architecture d'ensemble, reportez-vous à notre présentation détaillée : Le Référentiel National Qualité (RNQ) et ses indicateurs. Vous y verrez comment chaque document du quotidien, à commencer par la convention, se rattache à un ou plusieurs indicateurs.

Un kit Qualiopi complet vous évite de rédiger ces documents un par un avant l’audit.

5. Quels indicateurs du RNQ sont évalués dans le cadre de la première convention ?

Sans se substituer au libellé officiel de l'arrêté, on peut relier la convention à plusieurs familles d'indicateurs du RNQ. La convention n'est jamais évaluée « en tant que telle » : c'est son contenu qui sert de preuve pour différents indicateurs.

• Information du public : la convention doit refléter les conditions annoncées (durée, objectifs, tarifs, modalités), en cohérence avec le critère 1 du référentiel.
• Identification des objectifs et adaptation : la formulation des objectifs pédagogiques et des prérequis alimente les indicateurs relatifs à l'analyse du besoin et à l'adaptation de la prestation.
• Conditions de déroulement : moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement mentionnés dans la convention nourrissent les indicateurs sur les moyens mobilisés.
• Suivi et évaluation : les modalités d'évaluation et de sanction de l'action se rattachent aux indicateurs portant sur l'atteinte des objectifs et le suivi des bénéficiaires.

L'idée à retenir : une convention bien construite fournit spontanément de la matière pour plusieurs des 32 indicateurs. Il est donc pertinent d'associer, dès le départ, chaque mention de la convention à l'exigence RNQ qu'elle sert. Selon les organismes certificateurs accrédités par le COFRAC, la cohérence entre documents contractuels et preuves d'exécution figure parmi les points les plus scrutés en audit.

Pour constituer ces preuves sans y passer des semaines, appuyez-vous sur des trames de documents conformes au RNQ.

6. Quelles erreurs courantes éviter lors de la rédaction d'une première convention ?

Certaines maladresses reviennent régulièrement et fragilisent aussi bien le dossier NDA que la future certification. Les repérer permet de sécuriser le document dès la première version.

1. Utiliser un modèle non conforme au code du travail : convention générique sans les mentions obligatoires (objectifs, durée, modalités d'évaluation, prix). C'est la première cause de retour DREETS.
2. Confondre convention et contrat : la convention concerne un financeur ou une entreprise ; le contrat de formation s'applique lorsque le particulier finance lui-même. Le mauvais support invalide la pièce.
3. Formuler des objectifs vagues : des objectifs non mesurables affaiblissent la preuve exigée par le RNQ et rendent l'évaluation des résultats difficile à démontrer.
4. Négliger l'action au sens légal : proposer une prestation hors du champ de l'article L. 6313-1 conduit au refus du NDA.
5. Oublier signature et date : une convention non signée par les deux parties n'a pas de valeur probante.
6. Créer des incohérences : écarts entre la convention, le catalogue et le site internet, que l'auditeur Qualiopi relèvera immédiatement.

Le fil conducteur est simple : une convention doit être conforme, précise et cohérente avec le reste de votre documentation. Prendre le temps de la construire correctement dès le premier dossier NDA évite les allers-retours administratifs et prépare le terrain de l'audit. Ce document n'est ni une invention, ni une promesse commerciale : il engage juridiquement l'organisme et doit rester strictement factuel.

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