Indicateur 23 Qualiopi : Ressources pédagogiques pour les apprenants

1. Comprendre l'indicateur 23 Qualiopi

L'indicateur 23 figure dans le critère 5 du Référentiel National Qualité (RNQ) annexé au décret n° 2019-565 du 6 juin 2019. Il porte sur la mobilisation et la coordination des différents intervenants internes et/ou externes disposant des compétences attendues. Au-delà de la formulation officielle, cet indicateur engage l'organisme de formation à démontrer que les personnes mobilisées – formateurs, tuteurs, accompagnateurs, jury – possèdent les compétences techniques et pédagogiques nécessaires pour atteindre les objectifs de la prestation.

Dans le Guide de lecture du RNQ publié par le ministère du Travail (version en vigueur), les éléments de preuve attendus incluent les CV, diplômes, certifications, attestations d'expérience, plans de développement des compétences internes et conventions de partenariat. L'indicateur 23 s'applique à l'ensemble des catégories d'actions concourant au développement des compétences : actions de formation (AF), bilans de compétences (BC), validations des acquis de l'expérience (VAE) et actions par apprentissage (CFA).

Concrètement, l'auditeur Qualiopi – mandaté par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC selon la norme NF EN ISO/IEC 17065 – cherche à vérifier que les ressources humaines pédagogiques ne sont pas mobilisées au hasard. Il faut documenter la sélection, le suivi et l'actualisation des compétences des intervenants. Pour aller plus loin sur l'architecture du référentiel, consultez notre article Comprendre Qualiopi.

Attention à une confusion fréquente : l'indicateur 23 concerne les personnes qui dispensent ou encadrent la prestation. Les supports pédagogiques (manuels, e-learning, plateformes LMS) relèvent de l'indicateur 19. Cette distinction est cruciale pour éviter une non-conformité lors de l'audit initial ou de surveillance.

2. Mise en place des ressources pédagogiques

Mettre en conformité l'indicateur 23 commence par une cartographie des compétences nécessaires pour chaque action inscrite au catalogue. L'organisme doit identifier, pour chaque module ou prestation, le profil cible du formateur : domaine d'expertise, niveau de qualification (RNCP ou équivalent), expérience professionnelle minimale, maîtrise pédagogique.

La sélection des intervenants suit ensuite un processus formalisé. Selon les recommandations du Guide de lecture publié par le ministère du Travail, l'organisme doit pouvoir présenter :

• Un CV à jour pour chaque intervenant, mentionnant diplômes, certifications professionnelles et expérience sectorielle.
• Les copies de diplômes ou titres RNCP pertinents, ou à défaut, les justificatifs d'expérience équivalente.
• Un contrat ou convention (sous-traitance, prestation, CDI/CDD) précisant la mission pédagogique.
• Une fiche de poste ou un référentiel interne de compétences attendues.

L'analyse des besoins ne s'arrête pas à la phase de recrutement. À chaque nouvelle prestation inscrite au catalogue, le responsable pédagogique doit vérifier que les intervenants disponibles couvrent les objectifs annoncés au commanditaire (entreprise cliente, OPCO, financeur public). Cette vérification s'inscrit dans la logique d'engagement de résultat introduite par la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

Pour les organismes recourant à la sous-traitance, l'indicateur 23 impose une vigilance accrue : la responsabilité Qualiopi reste celle du certifié, qui doit donc collecter et conserver les justificatifs de compétence de chaque sous-traitant. Une convention écrite mentionnant explicitement les obligations qualité est attendue par les auditeurs.

3. Exigences de l'indicateur 23 Qualiopi

L'indicateur 23 mobilise trois niveaux d'exigence selon la catégorie d'action concernée. Pour les actions de formation classiques, l'organisme doit démontrer la pertinence des compétences techniques et pédagogiques des intervenants. Pour les CFA, un niveau d'exigence renforcé s'applique : conformément à l'article L. 6231-2 du code du travail, le CFA doit attester de la qualification des maîtres d'apprentissage et de l'accompagnement pédagogique des apprentis.

Pour les bilans de compétences, les consultants doivent justifier d'une formation initiale ou continue dans les domaines de l'accompagnement, du conseil ou de la psychologie du travail. Pour la VAE, les accompagnateurs doivent maîtriser la méthodologie d'analyse de l'activité et la rédaction du dossier de validation.

Les éléments de preuve mentionnés dans le Guide de lecture officiel (version actualisée par France Compétences et le ministère du Travail) incluent typiquement :

1. Une matrice de compétences croisant intervenants et prestations.
2. Un processus de recrutement et d'habilitation écrit.
3. Un plan de développement des compétences interne pour les formateurs salariés.
4. Des évaluations à chaud et à froid mentionnant la performance pédagogique des intervenants (cf. indicateur 30).
5. Des actions correctives documentées en cas de retours négatifs.

Selon les retours d'expérience publiés par INFFO Formation, l'indicateur 23 figure parmi les indicateurs les plus fréquemment générateurs de non-conformités mineures lors des audits initiaux, principalement par défaut de formalisation des justificatifs.

4. Évaluation des ressources pédagogiques

L'évaluation des intervenants mobilisés au titre de l'indicateur 23 repose sur un dispositif croisé : évaluation par les apprenants, évaluation par le commanditaire, auto-évaluation du formateur et observation pédagogique interne. Aucun de ces leviers n'est imposé isolément par le RNQ, mais l'auditeur attend une logique d'évaluation continue et documentée.

L'évaluation à chaud, généralement administrée en fin de session via un questionnaire de satisfaction, doit comporter des items spécifiques sur la maîtrise du sujet par le formateur, sa pédagogie, sa capacité à répondre aux questions et son adaptation au niveau du groupe. L'évaluation à froid, réalisée entre 3 et 6 mois après la formation, permet de mesurer le transfert effectif des compétences en situation professionnelle.

« La qualité d'une prestation de formation se mesure d'abord à la compétence de celui ou celle qui la dispense. » – Extrait du Guide de lecture du RNQ, version ministère du Travail.

L'observation pédagogique interne, lorsqu'elle est mise en œuvre, consiste à faire intervenir un responsable pédagogique sur tout ou partie d'une session pour évaluer les pratiques. Cette observation est consignée dans un compte rendu standardisé, archivé dans le dossier de l'intervenant. Elle constitue un élément de preuve particulièrement apprécié des auditeurs Qualiopi.

Le croisement des évaluations alimente un tableau de bord par intervenant. Ce tableau, simple à construire dans un tableur, permet de repérer rapidement les dérives (baisse récurrente de la note de satisfaction, plaintes répétées sur un thème) et de déclencher une action corrective formalisée.

5. Amélioration continue des ressources pédagogiques

L'indicateur 23 dialogue étroitement avec le critère 7 du RNQ (indicateurs 30 à 32) consacré à l'amélioration continue. Un organisme certifié doit démontrer que les évaluations des intervenants débouchent sur des actions concrètes : formation complémentaire du formateur, accompagnement par un pair, remplacement, ou révision du dispositif pédagogique.

Le plan de développement des compétences interne est l'outil central de cette dynamique. Il recense, pour chaque formateur permanent ou récurrent, les formations suivies, les certifications obtenues et les axes de progrès identifiés. Pour les vacataires et sous-traitants, le suivi prend la forme d'un échange annuel et d'une mise à jour du CV et des justificatifs.

Les leviers d'amélioration continue concrets incluent :

• Veille pédagogique et sectorielle : abonnements professionnels, participation à des colloques, lecture des publications INFFO Formation.
• Formations de formateurs certifiantes ou non, sur l'ingénierie pédagogique, la digitalisation, l'accessibilité.
• Communautés de pratique internes : ateliers d'échange de pratiques, co-construction de séquences.
• Mises à jour réglementaires : intégration des évolutions du RNQ, des publications JO et des décisions de France Compétences.

Pour structurer cette démarche, notre article Mettre en place une démarche qualité détaille les outils transposables à l'indicateur 23 : revue annuelle, plan d'actions, indicateurs de pilotage.

La traçabilité reste la clé. Un plan d'actions correctives non daté, non signé et non clôturé constitue un élément de preuve faible. À l'inverse, un plan dont chaque action est associée à un pilote, une échéance et un statut documenté rassure immédiatement l'auditeur.

6. Conformité aux exigences de Qualiopi

La conformité à l'indicateur 23 se prépare au moins trois mois avant l'audit. Le responsable qualité doit constituer un dossier complet par intervenant et le rendre accessible à l'auditeur dans des conditions reproductibles : classement nominatif, format numérique sécurisé, principe d'unicité de l'information.

Les non-conformités les plus fréquemment relevées par les organismes certificateurs accrédités COFRAC concernent :

1. L'absence de CV actualisé ou de justificatif de diplôme pour un intervenant récent.
2. L'absence de convention de sous-traitance formalisée avec un formateur extérieur.
3. L'absence de preuve d'évaluation pédagogique pour les nouveaux formateurs.
4. Une matrice de compétences incomplète ou non mise à jour.
5. L'absence de plan de développement des compétences pour les formateurs internes.

En cas de non-conformité mineure (l'écrasante majorité), l'organisme dispose généralement de plusieurs mois pour transmettre les preuves correctives à son certificateur. Une non-conformité majeure suspend l'obtention ou le renouvellement de la certification jusqu'à levée formelle.

Au-delà de la conformité minimale, l'indicateur 23 constitue un levier de différenciation : un organisme capable de présenter un dispositif de qualification et de suivi mature de ses intervenants envoie un signal qualité fort aux financeurs (OPCO, Caisse des dépôts via Mon Compte Formation, entreprises clientes). Selon France Compétences, la qualité des intervenants pédagogiques figure parmi les premiers critères de choix exprimés par les acheteurs de formation B2B.

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